<html>
  <head>

    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=ISO-8859-1">
  </head>
  <body text="#000000" bgcolor="#FFFFFF">
    Dear All,<br>
    <br>
    Last term I inspected the outing logs of 6 clubs, chosen at random,
    before the beginning of the Lent Bumps. Of these 6:<br>
    <br>
    4 were electronic outing schedules, with errors/omissions.<br>
    1 was an electronic outing schedule, seemingly accurate and correct.<br>
    1 was a paper outing log, correct and accurate.<br>
    <br>
    Electronic based systems are wonderful for scheduling 10 people to
    be in the same place at the same time. However, because they are
    little more than a tool for scheduling meetings they do not
    accurately reflect those outings that actually did or did not
    happen, e.g. because of a red flag. They also may not include those
    outings casually rearranged.<br>
    <br>
    As a result of my observations last term, I would strongly recommend
    that all clubs maintain a handwritten records of outings <i>actually
      undertaken</i> by way of a logbook kept in the boat bay. This
    should include the following data:<br>
    <ul>
      <li>Date</li>
      <li>Crew</li>
      <li>Shell taken</li>
      <li>Stroke</li>
      <li>Cox</li>
      <li>Coach</li>
      <li>Conditions (e.g. windy, foggy, low glaring sun)</li>
      <li>Lights taken, and batteries checked<br>
      </li>
      <li>Time out</li>
      <li>Time in</li>
      <li>Incidents? (detailed as necessary)</li>
    </ul>
    <p>When I review outing logs next term, I will not accept later
      corrections/clarifications/adjustments. While electronic logs may
      be used successfully they require a high level of maintenance and
      feedback from the club as a whole, whereas a handwritten log kept
      in the boat bay can simply be filled in by each cox as and when
      outings happen. As a system, I believe it is foolproof and the
      easiest to maintain.<br>
    </p>
    <p>Last term I tried to take a flexible view of the 10-outing
      requirement where requested in terms of IVs, substitutions etc.
      This was due to the limited navigation and short daylight hours.
      While I did not allow any clear derogations to the 10-outing rule,
      I realise retrospectively that I granted allowances to some clubs
      that might have benefitted others had they asked. In order to
      avoid this in future, and to set out a simple, universal standard,
      the following will apply in future:<br>
    </p>
    <ul>
      <li>All crews must have undertaken a minumum of 10 outings in an
        VIII</li>
      <li>All crew members must have undertaken at least 8 outings in an
        VIII</li>
      <li>Outings in IVs, II-, 2x etc. do not count towards this total</li>
      <li>Individual allowances may be made for individuals stepping in
        as last-minute substitutions, but these must be raised with me
        on a case-by-case basis for agreement and must include details
        of the proposed crew member's previous experience, experience
        this term and the reason for their inclusion at short notice.</li>
    </ul>
    <p>I trust that the above is all clear, and that it can be applied
      fairly across all thirty-odd clubs. If you would like to discuss
      any point further with me, please let me know.<br>
      <br>
      Regards,<br>
    </p>
    <p>Mark Jacobs,<br>
      CUCBC Safety Advisor<br>
    </p>
  </body>
</html>