Dear Captains,<br><br>Please find an important email from Pete Convey below.  This requires immediate attention relating to the rules copied below: a link to online voting is at the bottom of this email.<br><br><i>Current </i>rule wordings:<br>
1.a. That only resident <i>bona fide</i> student
members of the University who are also members of the CUCBC be eligible
to row or steer in CUCBC races, except as specified in Rule 40. For the
purposes of this regulation a <i>bona fide</i> student is defined as one who
is <i>in statu pupillari</i> and is therefore:<br>i. a matriculated member of a College; and<br>ii. currently reading for a recognised degree of the University; and<br>iii. fulfilling the University residence requirements in both time and place.<br>

2.d. Postgraduate members of the University are eligible to compete for
their College in CUCBC races until the end of the term in which they
sit their first viva voce or other final examination<br><br>Pete and Ian are away from this evening so please contact me if you have any queries.<br><br>Thomas<br><br>----------------------------<br><br>Dear Captains<br>
<br>Further to my recent messages about exceptional rowers, a case has arisen that appears to me to have merit but to fall outside current rule wording, such that I/CUCBC does not have the authority to grant an exception without the agreement of captains. While the case relates to a single crew/college, I would like the issue to be considered on a generic basis.<br>



<br>The issue is as follows: a postgraduate has submitted and been examined on a thesis, and been asked to extensively revise, resubmit and be be re-examined. This contravenes the current rule 2d (below), which explicitly refers to the 'first viva', and this wording has previously been intentionally agreed by captains in order to stop any possibility of an individual for whatever reason having an unreasonable delay between first and second vivas (being re-examined is an unusual event in itself), and also to avoid any possibility of an extended period between being examined and actually taking the degree (hence the verb 'graduate' is not used to indicate the end of the degree period). However, for a postgraduate in this situation, who does resubmit without unreasonable delay, and is now given a second viva date, being barred from eligibility can appear to contradict rule 1a (below). Although this is not the case (rule 2 follows on from rule 1 and qualifies it), at the very least some rewording is required to avoid this confusion, and there is also then the possibility to recognise this situation explicitly.<br>



<br>I see two possible options for resolving this, that I would ask captains to vote on electronically:<br><br>(a) to move the current rule 2.d. unchanged into rule 1, making it 1.d. [This would maintain the status quo, and would represent captains making a statement that they consider the date of first viva as representing the effective end of the degree for CUCBC eligibility purposes.]
<br><br>
(b) move as in (a), but additionally reword as follows: <i>Postgraduate members of the University are eligible to compete for their College in CUCBC races until the end of the term in which they sit their viva voce or other final examination; this would normally be their first viva voce examination, except in cases where resubmission and a second viva voce are required by the University authorities, in which case the CUCBC should be satisfied that there has been no unreasonable delay inserted and in particular that rule 1a(iii) is satisfied. For the purposes of deciding eligibility, viva voce examinations completed during any period between University terms are considered as the previous term.</i> <br>



[This would permit eligibility for a person who has been asked to resubmit and be re-examined, and has done so with no delay or indication of 'playing the system', and the final sentence is a separate 'tidying up' that has been required for a while to take account of viva's that take place in the holidays, which should also be inserted if captains vote for option (a).]<br>



<br>As Chairman, my recommendation is for option (b), as this appears to be a 'fair' resolution, while still giving us the ability to reject manipulated requests.<br><br>I would ask captains (and eligible committee members) to vote for either option (a) or option (b), and to do so rapidly (let's say by 17.00 on Friday), as in the current issue both the club and individual concerned need to know where they stand without delay.  To vote, please login to the CUCBC website using your username/password (as for Bumps entries) and then go to <a href="http://www.cucbc.org/voting/20090520-RacingRegs" target="_blank">http://www.cucbc.org/voting/20090520-RacingRegs</a> , where both options are described again, and you can submit your vote.<br>


<br>Pete<br>